鴨のブログ@愛

おじさんの私的でステキなブログ@妄想系

おじさんの妄想(エロいの)をメインに日々の出来事を綴っていきます。たまにレビューなども。

勝てる「ビジネス文書術」

いつものように会社のデスクに座り2ちゃんのまとめサイトを閲覧しながらおち○ちんをポリポリと掻いておりましたところ事務所の電話が鳴ったので出ました。

 

鴨『はい、鴨山商事ですけれども。』 

客「・・・ア゙? オイ! テメーコノヤロー!! アアン!!?」(オラオラ) 

鴨『!!?』(ビクッ) 

客「オウコラ!? ドウイウコトダヨテメー!? オウ!?」(オラオラ)

鴨『・・あ、あの~、どうされたのでしょうか・・・』(ドキドキ)

客「ドウモコウモネーヨォォー!!! ア゙ァァァァアッァラァアァアァラーーーー!!!!」(昇天)

 

どうやらクレームの電話のようです。

 

客「テメーントコデ買ッタ ”どっきり♥鴨ちゃんラヴTシャツ” ダヨォオォォオォァァァ!!」(血管破裂)

鴨『は、はい・・・その商品がなにか・・・?』

客「キエェエエェェ!!!?!? テメー!!! 汚レタショウヒン売リヤガッテヨェェェォォォオオォ!!!?!?!?」(逝去)

 

10分ほど客の話を聞き続け内容をどうにか解読致しました所、どうやら先日うちの会社から卸した綿製品(仮にTシャツとします)に汚れ、というか真っ白いはずの綿生地に「赤や青や緑やらの色素」が混じっていたとの事でした。

さらに10分ほど客の話を聞き、客が落ち着くのを待ちます。

 

鴨『・・・分かりました。原因を調べてまた報告しますので。』

客「あ、よろしくおねがいします。」(ほっこり)

 

余談ですがクレーム対応のコツは取りあえず「客には絶対に逆らわず」、「客の言うことに共感し(内容の是非は問わず)」、そして「思うがままに感情を吐き出させる」事です。ほとんどのクレーマーはこれで静かになります。誰かに話を聞くだけ聞いてもらえば人は大抵落ち着くものです。

 

 

というわけでクレーム対応の一環として問題の原因を調べることになりました。最高に面倒くさかったですけど。

 

とりあえず仕入先のTシャツ工場に電話します。

 

鴨『あ、どうも、鴨山商事ですが。』

工場「ん?ああ鴨さん?どうもどうも!そっちは景気どうよー?うちなんか明日にも潰れそうですわー!ガハハー!」

鴨『景気はボチボチですかね~。というか実はおたくさんの商品にクレームが入りましてね』

 

今回のクレーム内容を伝えます。

 

工場「ああ、それねぇ、しょうが無いのよ。うちの綿はインドから仕入れるから。」

 

聞きますとインドの農家で綿糸が収穫される時に発生する問題だそうで。そしてインド人との意思の疎通が難しくなかなか対策が行き届かないとの事。結局はどうにも解決できない問題のようでした。

さて、解決できない問題だとしても、しかしお客には何かしらの報告をしなければなりません。

お客は会社組織(うちのTシャツを売ってくれる小売店)ですから、それなりの対応をすべく今回はちゃんとした文章で詫び状を作成しました。

以下は実際に私が書いた謝罪文です。(内容は一部改変しています)

 

平成29年7月キチ日
運庫株式会社 購買御担当 草玲珍歩 様

鴨山商事株式会社
合鴨県軽鴨市川辺1-2-3 カモネギビルヂング2F
TEL:0721-4545-1919

「どっきり♥鴨ちゃんラヴTシャツ(白)」の色素混入の件

拝啓
貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧賜り誠にありがとうございます。さて先般貴社よりご指摘いただきました「どっきり♥鴨ちゃんラヴTシャツ(白)」への色素混入の件、弊社提携工場にて調査致しました結果を報告申し上げます。
綿糸に混入しております色素ですが、これはインドの綿花栽培農家で使用されている肥料の入った化繊の袋に塗布された物であり、農家にて綿糸の収穫時にこの袋を使用する為収穫段階で色素が綿花に付着してしまうとの事でした。収穫後の綿花は晒加工(白く脱色する加工)を施されますが、この段階でも色が抜けきらない部分が有り、輸入段階や綿糸への加工段階、また織機での加工段階まで見落とされてしまうケースが発生してしまいます。
この問題は綿花を扱う業者より古くから指摘されているようで、綿花を日本へ輸入する段階で商社から現地の農家へ色入った袋を使用しないよう指示を出す等対応を促しておりますが、その時々の綿花の相場により仕入先の農家が都度変更となる等、日本からの指示を現場へ浸透させる事が難しい状況にあるようです。中にはこのような問題の発生しない綿糸も一部流通していると聞きますが、綿花加工や管理の工程が増えるなどコスト面で見合わない為取り扱う業者自体が少ないのが現状です。
弊社におきましてもコスト面及び高級綿糸流通量の問題により取り扱う綿糸の切り替えが難しい状況でありますが、結果として今回のように貴社の信頼を失うような製品を出荷してしまうこととなり大変反省しております。今回貴社よりご指摘を頂戴しました事で、提携工場へは綿糸の検品をより徹底するよう指導致しました。今後このような製品を極力出荷せぬよう各所で努力して参る所存にございます。
今回の一件で貴社へは大変なご迷惑をお掛け致しましたが、何とぞ事情をご賢察のうえ、今後も変わらずご指導ご鞭撻を賜れば弊社にとりましてこれ以上無い幸いと存じます。何とぞ宜しくお願い申し上げます。
敬具

 

今回の件、実際は大した問題でも無いしうちの会社も別に悪くないのですが、しかし謝罪文を書く場合はとりあえず文章を読んだ客が「ぐうの音も出せなくなる」レベルで「媚びへつらい全力でおもねる」というのが私のやり口です。精神的には相手に土下座しながらウ○コの付いた靴を舐めてキレイにして差し上げるレベルです。

 

この詫び状を客に提出する前に、念のためうちの会社の事務のババアに見せました。

 

BBA「鴨ちゃんあんた、よくこれだけ下手したてに出た文章が書けるねぇ・・」

 

妙に感心されました。

そして詫び状を客に提出。私の予想通り客は何も言ってきませんでした。一件落着です。

 

 

 

という訳で今回の記事は「私もたまにはちゃんと仕事しているんだぞ」アピールをしたいが為だけの理由で書きましたが如何でしたでしょうか。私にしては珍しくノーギャグ&ノー下ネタで大変真面目な文章を皆様にお届けできたかと思います。(たぶん)

そして今回の記事は恐らくはてなの「ビジネス」カテゴリに分類されるかと思いますので、当記事のリンクを間違って踏んでしまった残念なビジネスパーソンの皆様におかれましては最後に私の「詫び状」の書き方を精神面のアプローチを交えご紹介いたします。実務にお役立て頂ければ幸いです。

 

 

平成29年7月キチ日
運庫株式会社 購買御担当 草玲珍歩 様(このポコチ○野郎が!とか思いながら相手の名前を書くと捗ります)

鴨山商事株式会社
合鴨県軽鴨市川辺1-2-3 カモネギビルヂング2F(毎回「ヂ」が気になる)
TEL:0721-4545-1919

「どっきり♥鴨ちゃんラヴTシャツ(白)」の色素混入の件(タイトルは割と適当でもあまり怒られません)

拝啓
貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧賜り誠にありがとうございます(←冒頭はコピペ)。さて先般貴社よりご指摘いただきました「どっきり♥鴨ちゃんラヴTシャツ(白)」への色素混入の件、弊社提携工場にて調査致しました結果を報告申し上げます。(最高に面倒くさいのですが仕方なくご報告ですよ、もう)
綿糸に混入しております色素ですが、これはインドの綿花栽培農家(現地でインド人の美少女が頑張って農業を営んでいる姿を想像して萌える)で使用されている肥料の入った化繊の袋に塗布された物であり、農家にて綿糸の収穫時にこの袋を使用する為収穫段階で色素が綿花に付着してしまうとの事でした(という事ですから弊社は一切悪く御座いません)。収穫後の綿花は晒加工(白く脱色する加工)を施されますが、この段階でも色が抜けきらない部分が有り、輸入段階や綿糸への加工段階、また織機での加工段階まで見落とされてしまうケースが発生してしまいます。(工場のおじさんに聞いたままを書いているので何を説明しているのか自分でもよく分からない)
この問題は綿花を扱う業者より古くから指摘されているようで、綿花を日本へ輸入する段階で商社(おい!大手商社!貴様らのせいだ!と強烈に僻む)から現地の農家へ色入った袋を使用しないよう指示を出す等対応を促しておりますが、その時々の綿花の相場により仕入先の農家が都度変更となる等、日本からの指示を現場へ浸透させる事が難しい状況にあるようです(それでもインド現地の言語で普通に話せば行けるような気がするのですが?)。中にはこのような問題の発生しない綿糸も一部流通していると聞きますが、綿花加工や管理の工程が増えるなどコスト面で見合わない為取り扱う業者自体が少ないのが現状です(←これは私が適当に考えついた言い訳。本当にそんなものがあるかどうかは知りません)
弊社におきましてもコスト面及び高級綿糸流通量の問題により取り扱う綿糸の切り替えが難しい状況(そもそも大した問題じゃないので対応しようとか全く思ってません)でありますが、結果として今回のように貴社の信頼を失うような製品を出荷してしまうこととなり大変反省しております(←この辺が全力で土下座するポイント)。今回貴社よりご指摘(ただのクレームですがね)を頂戴しました事で、提携工場へは綿糸の検品をより徹底するよう指導致しました(実際は工場のおじさんと談笑していただけです)。今後このような製品を極力出荷せぬよう各所で努力して参る所存にございます(「所存」とかwwwwww)
今回の一件で貴社へは大変なご迷惑をお掛け致しましたが(←この辺も土下座ポイント。本当はそんな事微塵も思っていませんがね)、何とぞ事情をご賢察(そもそも”ご賢察”できるのであればあんなひどいクレーム来ないのでしょうけど)のうえ、今後も変わらずご指導ご鞭撻を賜れば弊社にとりましてこれ以上無い幸い(←ここが今回最大の土下座ポイントです。ご参考下さい。)と存じます(思っていません)。何とぞ宜しくお願い申し上げます(思っていません)
敬具

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